Raportointiohjeet - Projektin ja perusanalyysin raportointi

Raportoinnin tavoite

• antaa työorganisaatiolle selkeän kuvan projektin etenemisestä ja onnistumisesta
• muodostaa lähtökohdan työorganisaatiossa toteutettavia jatkohankkeita ajatellen
• auttaa selvittämään, millaisia vaikutuksia hankkeella on tuottavuuteen, työelämän laatuun ja mahdollisiin muihin hankkeen tavoitteisiin (kuten esim. työllisyyteen) sovituilla tunnusluvuilla ja mittareilla
• antaa tietoa hankkeessa sovellettujen lähestymistapojen, mallien, menetelmien ja välineiden toimivuudesta ja sovellettavuudesta
• tuo esiin hankkeen aikana syntyneet innovaatiot, ajatukset uusista “hyvistä käytännöistä" ja kehittämisehdotukset koskien lähestymistapoja, malleja, menetelmiä, välineitä jne.
• antaa tärkeää tietoa suomalaisen työelämän kehittämiseksi ja voi auttaa myös muita työorganisaatioita ratkaisemaan vastaavanlaisia ongelmia
• auttaa ohjelmaa varmistamaan, että hanke on toteutettu sisällöllisesti ja kustannusten käytön osalta aiemmin hyväksytyn toteutussuunnitelman mukaisella tavalla (siltä osin kuin ei ole jälkikäteen mahdollisesti toisin sovittu)
• auttaa projektin jälkikäteen toteutettavaa arviointia

Raportointitapa ja raportin julkisuus

Loppuraportointi voidaan tehdä (i) julkaistavaksi tarkoitettuna tutkimusraporttina tai vastaavana (ii) tai julkaisemattomana loppuraporttina. Ohjelma sekä hankkeen toteutussuunnitelmassa mainitut hakija ja raportoija sopivat raportointitavasta hankkeen käynnistyessä. Julkaistavan tutkimusraportin tai vastaavan osalta voidaan sopia myös tässä olevista ohjeista poikkeavasta sisällöstä.

Julkaisemattoman loppuraportin julkisuudesta sovitaan erikseen ohjelman sekä hakijan ja raportoijan kesken. Mikäli sovitaan, ettei loppuraportti ole julkinen, ohjelmalla on oikeus antaa se kuitenkin ohjelman johtoryhmän ja asiantuntijaryhmän jäsenten samoin kuin ohjelman ja projektien virallisten arvioijien käyttöön.

Kaikissa tapauksissa hakijan tulee lisäksi antaa ohjelmalle erilliselle lomakkeelle laadittu lyhyt selvitys ohjelmalta saadun asiantuntijatuen käytöstä hankkeessa. Mikäli hanke on toteutunut projektisopimukseen liitetystä toteutussuunnitelmasta merkittävästi poikkeavalla tavalla, tulee tästä olla kyseisellä lomakkeella oma selvityksensä.

Loppuraportin luovuttaminen (ml. noin yhden sivun mittainen tiivistelmä hankkeen keskeisistä tuloksista sekä levykkeellä että paperikopiona) ja selvityksen antaminen asiantuntijatuen käytöstä ovat edellytyksiä asiantuntijatuen viimeisen erän maksamiselle.

Ohjelman kannalta on arvokasta, jos kuhunkin raporttiin liitettäisiin johdon ja henkilöstön joko yhteinen lausunto tai erilliset lausunnot hankkeen onnistumisesta ja raportin sisällöstä.

Projektin loppuraportin sisältö

Lähtötilanne

- mikä ja millainen oli projektin kohteena ollut organisatorinen yksikkö tai toiminnallinen kokonaisuus?

- mitkä toimintatapaan liittyvät ongelmat tai kehitystarpeet johtivat projektin käynnistymiseen?

- millaisia tuottavuuteen, työelämän laatuun, toteutustapaan ja toteutusaikatauluun liittyviä tavoitteita projektille asetettiin?

- ketkä olivat keskeisiä aloitteentekijöitä projektissa ja mikä oli heidän roolinsa projektia käynnistettäessä (ml. kuvaus johdon ja henkilöstön yhteistoiminnan toteutumisesta)?

Kehittämisprosessi

- millaisia lähestymistapoja, malleja, menetelmiä ja välineitä projektissa sovellettiin?

- millainen oli projektissa tukena olleiden ulkoisten/sisäisten asiantuntijoiden rooli?

- miten johdon, henkilöstön ja ulkoisten/sisäisten asiantuntijoiden keskinäinen yhteistoiminta projektissa toteutui sekä kuinka laajasti henkilöstö osallistui projektin toteuttamiseen?

- millaisia projektin toteuttamista edistäviä tai vaikeuttavia tekijöitä projektin kuluessa mahdollisesti esiintyi, miten ne vaikuttivat projektin kulkuun ja miten näistä jälkimmäisiä käsiteltiin?

Projektin tulokset

- millainen toimintatapaan liittyvä muutos projektin kohteena olleessa organisatorisessa yksikössä tai toiminnallisessa kokonaisuudessa saatiin aikaan?

- millaisia muutoksia tuottavuudessa ja työelämän laadussa saatiin aikaan ja millaisilla määrällisillä ja laadullisilla mittareilla näitä arvioitiin?

- millaisia mahdollisia tieteellisesti mielenkiintoisia havaintoja projektista syntyi?

Arvio projektista

- miten projektille asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa onnistuttiin?

- miten projektissa käytetyt lähestymistavat, mallit, menetelmät ja välineet soveltuivat tarkoitukseensa?

- miten projektin tuloksia on käsitelty ulkoisten/sisäisten asiantuntijoiden, johdon ja henkilöstön kesken?

Kehittämisehdotukset ja -toimenpiteet

- millaisia toimintatavan edelleenkehittämiseen liittyviä ehdotuksia tai jatkotoimia projektista on syntynyt projektissa mukana olleissa (tai mahdollisesti joissain muissa) organisatorissa yksiköissä?

- millaisia innovaatioita, ajatuksia uusista “hyvistä käytännöistä" ja kehittämisehdotuksia projektista on syntynyt liittyen lähestymistapoihin, malleihin, menetelmiin, välineisiin jne.?

Perusanalyysin loppuraportin sisältö

Lähtötilanne

- mikä ja millainen oli perusanalyysin kohteena ollut organisatorinen yksikkö tai toiminnallinen kokonaisuus?

- mitkä tekijät johtivat perusanalyysiin käynnistymiseen?

- millaisia tavoitteita perusanalyysille asetettiin?

- ketkä olivat keskeisiä aloitteentekijöitä perusanalyysissa ja mikä oli heidän roolinsa perusanalyysia käynnistettäessä (ml. kuvaus johdon ja henkilöstön yhteistoiminnan toteutumisesta)?

Perusanalyysin toteuttaminen

- millaisia lähestymistapoja, malleja, menetelmiä ja välineitä perusanalyysissa sovellettiin?

- millainen oli ulkoisten/sisäisten asiantuntijoiden rooli perusanalyysissa?

- miten johdon, henkilöstön ja ulkoisten/sisäisten asiantuntijoiden keskinäinen yhteistoiminta perusanalyysissa toteutui sekä kuinka laajasti henkilöstö osallistui perusanalyysin toteuttamiseen?

- millaisia perusanalyysin toteuttamista edistäviä tai vaikeuttavia tekijöitä perusanalyysin kuluessa mahdollisesti esiintyi, miten niitä käsiteltiin ja miten ne vaikuttivat perusanalyysin kulkuun?

Perusanalyysin tulokset

- millaisia tuloksia ja kehittämisehdotuksia perusanalyysilla saatiin?

- millaisiin mahdollisiin jatkotoimiin perusanalyysin pohjalta tulisi ryhtyä tai millaisia jatkotoimia on jo suunniteltu tai käynnistetty?

- millaisia mahdollisia tieteellisesti mielenkiintoisia havaintoja perusanalyysista syntyi?

Arvio perusanalyysista

- miten perusanalyysille asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa onnistuttiin?

- miten perusanalyysissa käytetyt lähestymistavat, mallit, menetelmät ja välineet soveltuivat tarkoitukseensa?

- miten perusanalyysin tuloksia on käsitelty ulkoisten/sisäisten asiantuntijoiden, johdon ja henkilöstön kesken?