Laskutusohjeet

Asiantuntijatuen laskutus

Asiantuntijatuki maksetaan kolmessa erässä joko suoraan asiantuntijalle tai projektin kohdeorganisaatiolle. Hakija on velvollinen pitämään hankkeesta kirjanpitolain mukaista kirjanpitoa, joka on aina projektien valvojien tarkastettavissa.

Kustakin erästä tulee lähettää ohjelmalle erillinen lasku.

Lasku lähetetään osoitteeseen:

Työelämän kehittämisohjelma
PL 34,
00023 Valtioneuvosto

Laskun tulee sisältää:

• projektisopimuksen hankenumero
• maksettavan erän summa ja saajan tilinumero
• mikäli maksun saaja on alv-kelpoinen, lisätään laskuun projektisopimuksessa olevan summan lisäksi alv:n määrä

Maksuehdot

Ensimmäinen maksuerä voidaan laskuttaa projektisopimuksen solmimisen jälkeen.

Laskun toisen erän yhteyteen tulee liittää 1-2 liuskan mittainen vapaamuotoinen väliraportti. Selvityksestä tulee käydä ilmi, onko hanke edistynyt toteutussuunnitelman mukaisesti.

Asiantuntijatuen viimeinen erä maksetaan hyväksyttyä loppuraporttia ja sen tiivistelmää sekä kirjanpitolain mukaisesti pidetyn projektikirjanpidon oikeaksi todennettua otetta vastaan vastaan. Lisäksi edellytetään, että kehittämisprojektin itsearviointilomakkeet on palautettu täytettyinä projektitiimille. Loppulaskussa voidaan periä vain hankkeessa syntyneet todelliset kustannuserät, jotka ilmenevät kustannusseurannasta.

OHJEITA PROJEKTIKIRJANPITOON

Suorittaja (rahoituksen saaja) on velvollinen pitämään hankkeesta kustannusseurantaa, joka on aina hankkeen valvojien tarkastettavissa. Suorittajan tulee voida erikseen esittää kirjanpidostaan projektiin liittyvät liiketapahtumat koko projektin ajalta (tilikaudesta riippumatta). Selkeintä on avata kirjanpitoon projektille oma projektinumero, laskentakohde tai muu laskentatunniste, jonka avulla projektin kustannukset voidaan erottaa yrityksen tai muun organisaation muusta kirjanpidosta. Hankkeeseen liittyvät kustannukset kuvataan vientiselitteen avulla.

Kirjanpidosta vastaavalle on toimitettava tiedoksi hankkeen päätös, sopimus ja kustannusseurannan ohje.

Rahoituksen saaja on velvollinen antamaan tilaajan (työministeriö) käytettäväksi kaikki pyydetyt tiedot ja asiakirjat sekä avustamaan tarkastuksen suorittamisessa. Tarkastus voi tapahtua projektin toteuttamisaikana tai projektin jo päätyttyä. Työministeriöllä on oikeus periä maksettu rahoitus takaisin, mikäli tarkastuksissa havaitaan rahoituksen väärinkäytöksiä tai vakavia puutteita. Asiakirjojen säilyttämisaika perustuu kirjanpitolakiin.

Kustannusseurantalomake tulee täyttää sekä toisen erän laskutusta että loppulaskutusta varten. Toisen erän kustannusseurantalomakkeeseen kootaan ne tiedot, jotka ovat kertyneet hankkeen toiseen eräpäivään mennessä. Ensimmäinen ja toinen erä maksetaan sopimuksessa mainittujen summien suuruisina. Kokonaiskustannusten tasaus tapahtuu kolmannen erän yhteydessä hankkeessa toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Hankkeen päätyttyä suorittaja kokoaa kustannusseurantalomakkeeseen kaikki hankkeeseen liittyvät tiedot ja arvioi myös hankkeeseen käytetyn työajan kustannukset kohdeorganisaatiossa.

Kirjanpidosta vastaavan tulee todistaa kirjanpidon ote oikeaksi. Suorittaja toimittaa oikeaksi todistetun kirjanpidon otteen ja kustannusseurantalomakkeen hankkeen toisen erän ja loppulaskun yhteydessä.

Mahdolliset muutokset projektisuunnitelmaan tai kustannusarvioon tulee hyväksyttää TYKE:ssä.

Kirjanpito useiden organisaatioiden yhteishankkeissa

Yksi osapuolista (suorittaja, rahoituksen saaja) toimii ryhmän valtuuttamana yhteystahona. Tämä vastaa raporttien ja kustannustilitysten toimittamisesta sekä kustannusten maksamisesta eri osapuolille. Kaikki sopimuksen mukaiset TYKEn maksut suoritetaan sopijaosapuolelle (suorittaja).

Toiminta edellyttää esim. osallistuvien organisaatioiden välisen yhteistyösopimuksen. Siinä sovitaan mm.: tulosten omistus- ja käyttöoikeudet, yhteistyön periaatteet, alihankintana tehtyjen asiantuntijakustannusten jakaminen osapuolten kesken ja vastuut, jos jokin osapuoli joutuu vetäytymään hankkeesta.

Kustannusseurantalomake (45 kt)