Maa ja metsätalous Teollisuus ja rakennustoiminta Yksityiset palvelut Kuntasektori		Valtiosektori Muut Kaikkien tiivistelmät Takaisin

Asiakaskohtaisesti räätälöidyn nopean toimitusprojektin hallinta verkostossa Uniglass Engineering Oy

Yrityksen nimi:
Uniglass Engineering Oy

Yhteystiedot:
Uniglass Engineering Oy
Teknologiapäällikkö Jukka Vehmas
P.O. Box 394
FIN-33101 TAMPERE
Email: jukka.vehmas@uniglass.com
http://www.uniglass.com

Yhteistyökumppani:
VTT Automaatio
Riskienhallinta
Erikoistutkijat Johanna Kuusela ja Pekka Majala
PL 1306, 33101 Tampere
Email: johanna.kuusela@fcorp.com ja
pekka.majala@vtt.fi
http://www.vtt.fi

Verkostoprojekti 1.6.1998-31.12.1999

Johanna Kuusela ja Pekka Majala:
Tiivistelmä

Uniglass Engineering Oy:n (UG) toimitusverkostossa keskityttiin sellaisen toimintamallin luontiin, jossa toiminnalle sovitaan ennakolta pelisääntöjä eikä vuorovaikutus perustu pelkästään toimitusprojektien jälkeiseen palautteeseen. Toimittajien roolien ja vastuiden selkeä määrittäminen mahdollistaa systemaattisen toiminnan ja vähentää virheitä. Paremmalla toimitusprojektien hallinnalla pystytään myös kehittämään keskusyrityksen työntekijöiden työn hallintaa ja vähentämään virheistä aiheutuvaa ylimääräistä työtä. Samalla tulee mahdolliseksi lyhentää läpäisyaikoja ja lisätä kustannustehokkuutta sekä tätä kautta tuottavuutta.

Riskinhallinnan näkökulma oli keskeisellä sijalla hankkeen toteutuksessa. Kehittämishanke tähtäsi siihen, että verkosto ja yritykset toimisivat hallitusti myös voimakkaassa kasvutilanteessa. Riskit pyrittiin tunnistamaan ennakolta, jotta ne kyettäisiin hallitsemaan paremmin.

Hankkeessa hyödynnettiin VTT Automaatiossa kehitettyä menettelytapaa toimitusprojektin kokonaisvaltaiseen kehittämiseen. Kehitysmetodina oli toimintatutkimus.

Kehittämisprojektin tärkeimmät tehtävät olivat

• selvittää, miten nykyisin toimitaan,

• tunnistaa pullonkaulat, sudenkuopat ja ongelmat,

• tunnistaa toimitusprosessin ja tuotteen riskit,

• valita tärkeimmät kehittämiskohteet ja laittaa ne kuntoon - yhdessä, osallistuen; sekä tätä kautta

• saavuttaa tuloksena uudentasoinen kyvykkyys toimitusprojektien hoitamiseen – vähillä riskeillä sekä asiakkaalle että valmistajalle!

Kehittämistyöllä on saatu toimintaan selkeyttä ja vakiintuneita käytäntöjä. Kehittämistoiminta on päässyt käyntiin kahdenvälisissä keskusteluissa esille nousseissa kehitystarpeissa.

Toimitusprojektien kesto on saatu laskemaan merkittävästi. Läpimenoaika on kyetty lyhentämään asetettuun tavoitteeseen. Tunnistetut pullonkaulat poistamalla läpimenoaika kyetään painamaan edelleen seuraavaan tavoitteeseen, joka on 2,5 kk.

Kehittämistyön edetessä myös se, että toimittajayritysten tarpeisiin on vastattu, on tutkijoiden mielestä lisännyt yritysten sitoutumista yhteistyöhön. Sitoutunut toimittajaketju on hyväksynyt UG:n kasvutavoitteet.

Toimitusprojektien arvioinnin muodostuminen suhteellisen vakiintuneeksi käytännöksi on ollut merkittävää toimitusprojektien kannalta. Jo toteutuneita projekteja vaiheistamalla pyritään etsimään kriittisiä tai muuten ongelmallisia kohtia, joita sitten voidaan lähteä korjaamaan ja kehittämään edelleen.

Hankkeen edetessä on otettu merkittävä askel järjestelmätoimittamisen suuntaan.

Taustatiedot

Hankkeen keskusyritys Uniglass Engineering Oy on perustettu 1990-luvun puolivälissä. Yrityksen toimialana on lasin jatkojalostuslinjojen kehittäminen, suunnittelu, myynti ja markkinointi, valmistuttaminen sekä asennusvalvonta loppukäyttäjän luona pitäen sisällään service-toiminnot. Projektin alkaessa vuonna 1998 yritys teki liikevaihtoa noin 19 milj. mk ja kuluvalla tilikaudella päästään jo noin 75 milj. mk:n liikevaihtoon. Hankkeen alkaessa henkilöstön määrä oli noin 20 ja tällä hetkellä (keväällä 2001) yrityksen palveluksessa on 45 henkilöä.

Keskusyrityksen markkina-alue on kansainvälinen, suurin osa tuotteista myydään Euroopan maihin. Kilpailuympäristö on hyvin herkkä, ja toimitukset on hoidettava asiakkaille laadukkaasti. Koska yritys on vielä suhteellisen uusi, on sen pyrittävä vakuuttamaan asiakkaat toiminnallaan. Vaikka monimutkainen tuote räätälöidään asiakaskohtaisesti, on samalla pyrittävä mahdollisimman lyhyisiin toimitusaikoihin. Koska tuotanto on täysin toimittajaverkoston varassa, on verkoston kehittäminen ja toiminnan laadun varmistaminen edellytys keskusyrityksen liiketoiminnan kasvulle ja kasvun hallinnalle. Kehittämishankkeessa pyrittiin varmistamaan toimitusprojektien laadun säilyminen, tuoteriskien hallinta ja tuottavuus sekä lyhyet läpimenoajat verkoston tehokkaan toiminnan kehittämisellä.

Tavoite

Toimitusajan lyhentäminen vaikuttaa ratkaisevasti monien yritysten kilpailukykyyn. Tavoitteeksi toiminnan kehittämisessä tulisikin asettaa mahdollisimman nopean, tehokkaan ja asiakaskohtaisesti räätälöidyn toimitusprojektin saavuttaminen. Näin lisätään merkittävästi asiakastyytyväisyyttä ja yleisesti yrityksen koko toiminnan tehokkuutta ja kannattavuutta.

Kehittämishankkeen tavoitteena oli saada toimittajaverkosto mahdollisimman itseohjautuvaksi ja helposti hallittavaksi. Projektin alkutilanteessa läpimenoaika oli noin 7 kk. Hankkeen viralliseksi tavoitteeksi asetettiin normaalin läpimenoajan painaminen 3,5 kk:een. Pyrkimyksenä oli, että keskusyrityksestä voitaisiin olla suoraan tekemisissä entistä pienemmän toimittajajoukon kanssa. Tämä edellytti sitä, että osatoimittajat verkottuvat järjestelmätoimittajien ympärille.

Uniglass Engineering Oy:n asettamat tavoitteet verkoston kehittämishankkeelle olivat:

• asiakastyytyväisyyden varmistaminen,

• uusien kilpailuetujen saavuttaminen (eli kyse on nopean toimitusajan varmistamisesta) sekä

• omistajan ja verkostoyritysten tyytyväisyyden varmistaminen.

Hankkeen tavoitteena oli Uniglass Engineering Oy:n toiminnan (toimitusprojektien) laadun, tuoteriskien hallinnan ja tuottavuuden sekä lyhyen läpimenoajan varmistaminen verkoston tehokkaalla toiminnalla. Hankkeessa keskityttiin mm. seuraaviin tilanteisiin: tiedonkulku päämiehen ja verkostoyritysten välillä, tuotannon ohjaus ja seuranta sekä tuotetiedon siirto ja hallinta.

Toteutus

Riskinhallinnan näkökulma oli keskeisellä sijalla hankkeen toteutuksessa. Kehittämishanke tähtäsi siihen, että verkosto ja yritykset toimisivat hallitusti myös voimakkaassa kasvutilanteessa. Riskit pyrittiin tunnistamaan ennakolta, jotta ne kyettäisiin hallitsemaan paremmin.

Projektin toteutuksen eri vaiheet olivat seuraavat:

• Valmistusprosessin analysoiminen ja keskittyminen pahimpiin alueisiin. Todettiin, että suurimmat mahdollisuudet ovat erityisesti Uniglass Engineering Oy:n omassa toiminnassa, oikean toimitusketjun rakentamisessa ja kehittämisessä sekä erityisesti loppukokoonpanossa.

• Alihankintaketjun kehittäminen: oikeat partnerit (koko toimittajakuntaa jouduttiin käsittelemään kriittisesti projektin puolessa välissä, eikä vaihdoksiltakaan vältytty) ja partneriyhteistyön kehittäminen (pelisäännöt, sopimukset, koulutus, laadunvalvonnan siirtäminen partnereille jne.).

• Selvitystyö kokonaisvaltaisesta toimituksesta => uusi tapa toimia.

Projektin aloitusvaiheessa oli ongelmana erityisesti alihankinta- ja toimittajaverkoston suuri toimitusajoissa pysymättömyys, joka ketjuna aiheutti kohtuuttomasti hankaluuksia lopullisessa aikataulussa. Tilannetta tutkittiin ja samalla analysoitiin koko toimitusketju. Havaittiin, että suuri ongelma oli paitsi Uniglassin oma toiminta, myös muutaman yrityksen sopimattomuus toimitusketjuun. Verkosto jouduttiin osittain purkamaan ja rakentamaan uudestaan sekä aloittamaan varsinainen kehitystyö verkoston suhteen alusta. Kehitystyötä tehtiin myös suurimmassa pullonkaulassa, Uniglassissa, kaiken aikaa.

Todettiin, että panostamalla valmistuspiirustuksiin, tuotantokapasiteettitarpeen ennustamiseen, tilaustoiminnan oikea-aikaistamiseen sekä toimittajien sitouttamiseen päästään jo huomattavasti eteenpäin. Kuitenkin eräs tärkeimmistä osatekijöistä on ollut tilaaja / toimittaja –suhteen syveneminen ja luottamuksen kasvaminen luonnollista tietä, ajallisen yhteistyön kasvamisen myötä. Samalla tilaaja / toimittaja –suhde on useissa tapauksissa muuttunut todelliseksi partnership – suhteeksi. Uniglassin historian alkuvaiheessa ei luottamusta tilaajan ja toimittajien välille ollut vielä kehittynyt, mikä olikin ymmärrettävää.

Toimittajasuhteiden kehittämistyössä keskityttiin sellaisen toimintamallin luomiseen, jossa toiminnalle sovitaan ennakolta pelisääntöjä eikä vuorovaikutus perustu pelkästään toimitusprojektien jälkeiseen palautteeseen. Toimittajien roolien ja vastuiden selkeä määrittäminen mahdollistaa systemaattisen toiminnan ja vähentää virheitä. Tässä yhteydessä pyrittiin myös siirtämään laadunvalvonta toimittajille; oikeisiin asioihin keskittyminen toisi tällöin toimittajille jopa lisää joustavuutta. Paremmalla toimitusprojektien hallinnalla pystytään myös kehittämään Uniglassin omien työntekijöiden työn hallintaa ja vähentämään virheistä aiheutuvaa ylimääräistä työtä. Samalla mahdollistuu läpimenoaikojen nopeutuminen ja kustannustehokkuuden lisääntyminen ja edelleen tuottavuuden parantuminen.

Verkoston toimintaa pyrittiin edelleen kehittämään ja tehostamaan jakamalla verkosto ns. asiantuntijatiimeiksi, joissa yritykset on jaettu karkaisulinjan toiminnan mukaisiksi ryhmiksi. Ryhmiä ovat mm. glass heating team, hot glass moving team, glass cooling team, insulation team jne. Kuhunkin ryhmään kuuluu siis alihankkijoita ja tavarantoimittajia, jotka ovat tietyn karkaisulinjan toiminnallisen kokonaisuuden osa-alueiden asiantuntijoita. Tarkoituksena on kasvattaa asiantuntemusta ja oppimista ryhmän sisällä sekä lisätä ryhmän yhteistyötä heidän muussakin liiketoiminnassaan. Kehittyessään asiantuntijatiimit löytävät luontevan toimintatavan, joka vahvistaa paitsi Uniglassia, myös osaltaan muita verkostossa mukana olevia yrityksiä.

Projektissa päätettiin tutkia myös mahdollisuutta ulkoistaa valmistusta edelleen ja siirtyä toisen pääkomponentin, chillerin, kokonaistoimituksiin. VTT teki tästä johtuen selvitystyön ja ohjeistuksen chillerin kokoonpanosta. Tätä on käytetty kokonaistoimitusmahdollisuuden järkevyyden selvittämisessä. Kokonaistoimituksissa on suuria mahdollisuuksia, mutta myös suuria riskejä. Lisäksi vaikeutena on sen toteuttaminen käytännössä: kokonaistoimittaminen vaatii suuria selvitystöitä ja ennen kaikkea pitkäaikaista sitoutumista asiaan. Päämies taas ei pysty antamaan sitoutumista ennen kuin on näyttöä onnistumisesta.

VTT Automaatio toimi koko projektin ajan yhteistyökumppanina koordinaattorin ominaisuudessa. Hanke sai Tekesin Nopeat Tuotantojärjestelmät – ohjelman lisäksi rahoitusta Kansallisesta työelämän kehittämisohjelmasta.

Uusi tapa toimia – kokonaistoimitus

Uuden toimintatavan kehittämisessä hyödynnettiin Uniglass Engineering Oy:n, VTT Automaation sekä tulevan kokonaistoimittajan kokemusta verkostomaisesta valmistuksesta. Uusi toimintatapa kehitettiin neljässä vaiheessa:

• toimintatapaan vaikuttavien tekijöiden analysointi yhdessä Uniglass Engineering Oy:n ja VTT Automaation kanssa,

• keskustelut kokonaistoimittajan kanssa ja toimintatavan luonnostelu,

• kokoonpano-ohjeiden laatiminen; sekä

• toimintatavan riskianalyysi.

Tavoitteena oli löytää toimiva ohjeistuksen malli, joka mahdollistaisi toimitusvastuun siirtämisen myös muiden osajärjestelmien osalta toimittajille.

Tulokset

Hankkeessa kehitetty Uniglass Oy:n uusi toimintatapa perustuu kolmen yrityksen partnership-verkkoon; Uniglass Engineering Oy, Kontram Group and Javasko Oy. Jokainen erikoistuu omaan teknologia-alueeseensa ja kehittää sitä. Kontram Group toimittaa voimansiirron, prosessinohjauslaitteiston ja automaation. Javasko Oy toimittaa teräsrakenteet ja Uniglass Engineering Oy hoitaa markkinoinnin, lasinvalmistuslinjojen tutkimus- ja kehitystoiminnan, testauksen, after-sales -toiminnan ja loppuasennuksen.

Hankkeessa on korostunut mallintamis- ja analyysiosaaminen riskienhallinnan näkökulmasta. Kehittämistyöllä on saatu toimintaan selkeyttä ja vakiintuneita käytäntöjä. Kehittämistoiminta on päässyt käyntiin kahdenvälisissä keskusteluissa esille nousseissa kehitystarpeissa.

Toimitusprojektien kesto on saatu laskemaan merkittävästi. Läpimenoaika on kyetty lyhentämään tavoitteeseen, samanaikaisesti linjojen OKA-hinta on kyetty painamaan budjettitasoon ja tietyissä tapauksissa jopa allekin. Tuotantoprosessin pullonkaulat on selvitetty ja analysoitu. Tunnistetut pullonkaulat poistamalla läpimenoaika kyetään painamaan jatkossa seuraavaan tavoitteeseen, 2,5 kk:een.

Tiedottaminen partnereille osoittautui erityisen tärkeäksi. Keskusyritys on pystynyt antamaan toimittajayrityksille ennakkotietoa tilauksista aikaisempaa enemmän, myös epävarmoista tilauksista on tiedotettu. Kehittämistyön edetessä myös se, että toimittajayritysten tarpeisiin on vastattu, on tutkijoiden mielestä lisännyt yritysten sitoutumista yhteistyöhön. Sitoutunut toimittajaketju on hyväksynyt UG:n kasvutavoitteet.

Toimitusprojektien arvioinnin muodostuminen suhteellisen vakiintuneeksi käytännöksi on ollut merkittävää toimitusprojektien kannalta. Jo toteutuneita projekteja vaiheistamalla pyritään etsimään kriittisiä tai muuten ongelmallisia kohtia, joita sitten voidaan lähteä korjaamaan ja kehittämään edelleen.

Hankkeen edetessä on otettu merkittävä askel järjestelmätoimittamisen suuntaan. On huomionarvoista, että kaikki edellä oleva on tehty organisaation nopeassa kehityspaineessa ja samalla liikevaihdon tuplaantuessa jokaisena toimintavuotena.