Maa ja metsätalous Teollisuus ja rakennustoiminta Yksityiset palvelut Kuntasektori		Valtiosektori Muut Kaikkien tiivistelmät Takaisin

InCap Furnituren toimittajaverkosto:

Yritysverkoston toimintakulttuurin kehittäminen

Vesa Junkkarinen

InCap Furnituren toimittajaverkosto: Fine-Pine Oy, Puun Lait Oy, Pudasjärven Puutuote Oy (2-tehdasta, toinen Suomussalmella), Puukon Ky, Jannpuu Oy, Scanboard Oy, Psl Paakkonen Ky, Nivalan Visakoivu Oy 11/2000 – 9/2002

Yhteyshenkilöt:

Timo Kärnä Incap Furniture Oy
puhelin 08 478 7400
timo.karna@incapfurniture.fi

Asiantuntijat:

Vesa Junkkarinen, Vesacon Oy
PL 16, 70911 Vuorela ( Paasirannantie 113 )
puhelin 017 262 3633
vesa.junkkarinen@kkw.fi

Antero Kujala, InCap Furniture Oy
yhteystiedot 1.2.2003 alkaen Konepuristin Oy Sievi
puhelin 040 544 2880

Avainsanat: laadun ja toiminnan kehittäminen, laatujärjestelmä, tehtävien delegointi, varahenkilöjärjestelmä, yhteistoiminnan kehittäminen

Tiivistelmä

Verkostosta tehdyn esiselvityksen (v.-99) perusteella sekä InCap Furnituren että verkossa toimivien alihankkijoiden/sopimusvalmistajien mielestä keskinäisessä yhteistoiminnassa oli paljon kehitettävää. Esiselvityksen innoittamana päätettiin ensi vaiheessa lähteä kehittämään verkoston yrityksissä tuotteiden ja toiminnan laatua. Kehittämishankkeen päätavoitteena oli dokumentoida alihankkijayritysten laatujärjestelmät. Kehittämistyö eteni vaiheittain seuraavasti: alihankkijayritysten mukaan saaminen kehittämistyöhön; info-tilaisuudet yrityksissä projektin tavoitteista, aikataulusta ja henkilöstön osallistumisesta; laatujärjestelmien kuvauksen ensimmäinen versio ja siihen liittyvä valmennus henkilöstölle; ensimmäinen katselmus, josta tehtiin pöytäkirja; korjaukset; valmennus henkilöstölle; toinen katselmus, josta tehtiin pöytäkirja, jonka jälkeen seurasi laatujärjestelmän hyväksyntä/ei; laatutodistukset päähankkijalta hyväksytyille. Laatujärjestelmät saatiin dokumentoitua ja henkilökunta valmennettua yhdeksässä yrityksessä, joista seitsemälle voitiin myöntää laatusertifikaatti. Projektin tuloksena laatutietoisuus ja sen merkitys parani sekä toiminnan koettiin myös tehostuneen joissain yrityksissä. Osa yrittäjistä kertoi parhaimpana saavutuksena sen, että organisaation kuvaamisen ja varahenkilöiden valinnan myötä he delegoivat tehtäviä ja antoivat vastuuta henkilöstölle. Lisäksi monissa yrityksissä siisteys ja järjestys paranivat sekä jätteiden lajittelu tehostui.

Taustatiedot

Verkostossa päähankkijana on huonekalutehdas InCap Furniture Oy, jonka pääkonttori toimii Oulussa ja tuotantoyksiköt sijaitsevat Kärsämäellä, Haapavedellä ja Varpaisjärvellä. Yrityksen tuotteita ovat männystä valmistetut huonekalut. Yrityksen liikevaihto oli vuonna 2001 noin 39 miljoonaa euroa, josta viennin osuus 97 %.Yritys valmistuttaa sekä hankkii osan tuotteista sekä tuotteiden osista alihankkijoilta ja sopimusvalmistajilta. Yksittäisten alihankkija-sopimusvalmistajayritysten liikevaihto on välillä 0,35-4,5 miljoonaa euroa. Mukana olleet yritykset sijaitsevat Pohjois-Pohjanmaalla, Pohjanmaalla, Savossa ja Kainuussa.

Verkostosta tehdyn esiselvityksen (vuonna 1999) perusteella sekä InCap Furnituren että verkossa toimivien alihankkijoiden/sopimusvalmistajien mielestä keskinäisessä yhteistoiminnassa oli paljon kehitettävää. Toimitusvarmuus oli osalla toimittajista heikko. Alihankkijat toivoivat myös pidempiä sopimusaikoja sekä varmuutta töiden jatkumisesta. Monien alihankkijoiden luottamus päähankkijaa kohtaan oli huono. Edellä olevista ongelmista lähtien molemmat osapuolet halusivat kehittää yhteistyötään satunnaisesta hankinnasta pitkäjänteiseen, jatkuvaan hankintaan.

Tavoitteet

Tavoitteena oli yritysverkostossa toimivien yritysten laaduntuottokyvyn ja toimitusvarmuuden kehittäminen sekä yhteistoiminnan ja vuorovaikutuksen lisääminen yritysten eri henkilöiden välillä. Hankkeessa konkreettisena tavoitteena oli dokumentoida ja sertifioida mukaan lähtevien alihankkijayritysten laatujärjestelmät - toisin sanoen varmistaa menettelyt laadun suhteen ja kehittää laatukäytännöt koko henkilöstön kanssa toimiviksi. Edelleen tavoitteena oli rakentaa laaduntuottokyvystä sekä toimitusvarmuudesta mittarit, joita sopimusvalmistaja/alihankkija itse ylläpitää, seuraa ja tiedottaa eteenpäin. Projektiin suunniteltiin tulevan mukaan 10 alihankkijayritystä verkostosta.

Toteutus

Ensimmäisessä vaiheessa käytiin läpi potentiaalisesti mukaan lähtevät yksittäiset alihankinta-/sopimusvalmistajayritykset lähettämällä projektisuunnitelma sekä yrityksen omavastuuosuus kustannuksista kirjallisesti yrityksiin ja pyytämällä hankkeeseen sitoutumisesta kirjallinen vastaus.

Tiedustelu lähti seuraaville yrityksille: Ekin Puu Oy, Hirviset Oy, Puukon Ky, Psl Paakkonen Ky, Heikin Höyläpuu Oy, Pudasjärven Puutuote Oy, Wonderland Furniture Oy, Fine-Pine Oy, Puun Lait Oy, Kaluste Pollariset Oy, Jannpuu Oy ja Nivalan Visakoivu Oy. Edellisistä 12 yrityksestä ilmoittautui mukaan 9 yritystä. Projektin asiantuntija toteutti tämän vaiheen syys-marraskuussa vuonna 2000.

Seuraavaksi aloitettiin laatujärjestelmän vaatimustason määritys. Lähtökohtana oli Incap Furniture Oy:n näkemys tarvittavista ja riittävistä rakenneosista, joiksi määriteltiin joulukuulla v. 2000 projektin asiantuntijoiden voimin seuraavat: yrityksen johtaminen ja laatutavoitteet, organisaatio ja varahenkilöt, toiminnan kehittäminen ja mittarit, tuotekehitys ja tuotemuutokset (valmistuotteiden valmistajat), tiedottaminen; asiakas, henkilökunta, tilaus-tilausvahvistusmenettely, hankinnat, tuotantoprosessi, järjestys ja siisteys, jäljitettävyys, mittavälineet, lopputarkastus, merkinnät, reklamaatioiden hoitaminen, ympäristöasiat; jätteiden lajittelu ja käsittely. Kehittämistyö tehtiin jokaisessa alihankintayrityksessä yrityskohtaisesti projektin asiantuntijan avustamana.

Vaihe 1:

Ensimmäisellä asiantuntijan käyntikerralla järjestettiin noin 1-2 tunnin mittainen info-tilaisuus koko henkilökunnalle. Tilaisuudessa kerrottiin (toimitusjohtaja ja asiantuntija) projektista, sen tavoitteista, aikataulusta sekä millä tavoin työ etenee ja kuinka henkilökunta osallistuu kehittämistyöhön ja valmennustilaisuuksiin. Lisäksi kerrottiin yleisellä tasolla laatuasioista sekä käsitteistä.

Vaihe 2:

Yrityksen menettelytapojen selvittäminen ja kirjaaminen tehdyn laatujärjestelmän rakenneosien mukaan jokaisessa mukaan lähteneessä yrityksessä erikseen. Tämä vaihe tehtiin asiantuntijan vetämänä haastatellen asianomaisia henkilöitä organisaatiossa. Kalenteriaikaa käytettiin noin 1-4 kuukautta/yritys ja lopputuloksena oli ensimmäinen versio laatukäsikirjasta.

Vaihe 3:

Valmennustilaisuuden järjestäminen (4-8 tuntia) koko henkilökunnalle, jossa käytiin läpi tehty ensimmäinen versio laatukäsikirjasta. Samassa yhteydessä tehtiin myös korjauksia havaittuihin puutteisiin tai virheisiin. Tämän tilaisuuden jälkeen pyydettiin jokaista tutustumaan omaan työtehtäväänsä liittyviin asioihin.

Vaihe 4:

Ensimmäinen katselmus, jonka tarkoituksena oli perehtyä tehtyyn laatukäsikirjaan paikan päällä. Tämän katselmuksen suoritti Incap Furnituren laatupäällikkö ja joissakin yrityksissä oli mukana myös projektin asiantuntija. Kaikista tilaisuuksista tehtiin pöytäkirja. Katselmukset pidettiin välillä maalis-lokakuu 2001.

Vaihe 5:

Ensimmäisessä katselmuksessa esille tulleiden huomautusten arviointi ja korjaukset/täydennykset laatukäsikirjaan. Korjausten jälkeen pidettiin valmennustilaisuuksia yrityksissä, koska seuraavassa varsinaisessa katselmuksessa tultaisiin arvioimaan, kuinka kuvatut asiat toimivat käytännössä. Korjausten ja koulutuksien vetäjänä toimi projektin asiantuntija. Lisäksi ennen seuraavaa katselmusta jaettiin kaikille itsearviointia varten arviointimalli, jonka perusteella se suorittiin.

Vaihe 6:

Toinen katselmus, jonka suoritti Incap Furnituren laatupäällikkö. Joissakin yrityksissä oli mukana myös projektin asiantuntija. Katselmuksessa jaettiin puutteet vakaviin, lieviin tai pelkästään huomautettaviin asioihin. Jos puutteet olivat vakavia, sovittiin tehtävän uusintakäynti. Lievistä huomautuksista pyydettiin määräaikaan mennessä kirjallinen selvitys. Katselmuksesta tehtiin pöytäkirja. InCap Furniture Oy antoi hyväksytyille yrityksille todistukset verkostopäivänä Tahkovuorella syksyllä 2002.

Tulokset

Seuraavassa kuvataan muutoksia toimintatavoissa itse kunkin yrittäjän arvioimana projektin päättyessä.

Yritys A: organisaation kuvaus, vastuiden määritys/varahenkilöt tuli mietittyä ja ne toimivat hyvin käytännössä. Henkilökunta hallitsee paremmin laadun tekemisen ja sen merkityksen.

Yritys B: yleinen laatutietoisuus parantunut, toimistorutiinit täsmentyneet, järjestys ja siisteys kehittynyt, tehokkuus parantunut.

Yritys C: henkilökunta sisäistänyt laadun merkityksen, yrittäjä sai testattua omia ajatuksia, havaitsi kehityskohteita, järjestys kehittynyt ja tehokkuus parantunut.

Yritys D: henkilökunnan laatutietoisuus parantunut olennaisesti, vastuunotto tekemisestä kehittynyt, järjestys ja siisteys parantunut, yrityksen uskottavuus asiakkaan kannalta edellisten myötä palautunut, reklamaatiokierre saatiin katkaistua.

Yritys E: henkilökunnan laatutietoisuus parantunut, mutta ei edelleenkään riittävästi, kehitettiin mittareita ja seurantajärjestelmää sekä ryhdyttiin seuraamaan niitä systemaattisesti.

Yritys F: työlistojen tekeminen täsmentyi, projektilla ei ollut kovin paljon vaikutusta laatuun, toiminta oli jo ennenkin täsmällistä.

Projektin tulokseksi voidaan katsoa myös projektin aikana esiin tulleet ja hankkeen aikana käynnistyneet yrityskohtaiset kehityshankkeet. Seuraavassa esimerkkejä näistä hankkeista: henkilöstön työkyvyn kartoitus ja yksilölliset kuntoutus-/kuntoiluohjelmat, seurantamittareiden kehittäminen ja käyttöönotto (mm. puutavarasaanto), tehokkuusmittarit eri työvaiheisiin ja linjoihin, investoinnit jätteiden käsittelyn tehostamiseksi, johtoryhmätyön aloittaminen (ulkopuolisia mukana), tuotantopalaverien käyttöönotto ja säännöllisten infotilaisuuksien järjestäminen henkilökunnalle.

Tuloksellisuutta arvioitiin liikevaihdon kasvulla, henkilömäärän kasvulla sekä liikevaihto/henkilö mittareilla. Projektin alussa sertifikaatin saaneiden seitsemän yrityksen liikevaihto oli yhteensä 5,08 miljoonaa euroa ja päättyessä 7,79 miljoonaa euroa (+ 53,3 %), henkilömäärä oli alussa 61 ja hankkeen päättyessä 80 (+31,1 % ja liikevaihto/henkilö oli alussa 83 278 euroa ja hankkeen päättyessä 97 375 euroa (+16,9 %).

Edellä olevia liikevaihdon sekä henkilömäärien muutosta ei voi laskea projektin ansioksi kuin osittain - pikemminkin ne ovat johtuneet InCap Furniture Oy:n tilanteesta, kun töitä uuden tehtaan käynnistysvaiheessa teetettiin normaalia enemmän alihankkijoilla.

Opit

Hankkeessa käytetty toimintamalli osoittautui toimivaksi tavaksi viedä yritysverkossa tällainen mittava eri yrityksiin kohdistuva kehittämishanke läpi. Ulkopuolinen asiantuntija oli valmentamassa henkilökuntaa ja varmistamassa, että kehittämistyö tulee tehdyksi. Erittäin tärkeätä oli, että InCap Furniture Oy:stä/päähankkijayrityksestä oli mukana laatupäällikkö. Hän toi katselmuksia tehdessään omasta työpaikastaan hyviä käytäntöjä ja malleja alihankkijayrityksien harkittavaksi ja käytettäväksi. Vuorovaikutus yrityksissä jossain määrin lisääntyi, koska laatujärjestelmää tehtäessä opeteltiin tekemään yhteistyötä johdon ja työntekijöiden kesken.

Asetettu tavoite laaduntuottokyvyn ja toimitusvarmuuden mittareiden rakentamisesta, niiden käyttöönotosta ja näistä systemaattisesti tehtävä ilmoitus päämiehelle ei onnistunut. InCapin tehtaan palon vuoksi toimituspyynnöt vuonna 2001 kevään jälkeen olivat hyvin nopeita ja vaihtuivat kesken kaiken. Myös InCapin omat toimitukset olivat myöhässä. Yrityksissä koettiin turhauttavaksi siinä vaiheessa seurata systemaattisesti toimitusvarmuutta.

Yhteenveto

Projektin etenemismallin suunnittelu, konkreettisten tavoitteiden asettaminen ja tavoiteltava hyöty pitää miettiä huolella ennen tämänkaltaisen projektin käynnistämistä. Tämä on tärkeää, kun pienissä yrityksissä perustellaan kiireiselle yrittäjälle ja henkilökunnalle miksi laatupelisäännöt olisi hyvä kuvata ja niitä kirjaimellisesti noudattaa päivittäisessä työssä. Päähankkijayrityksen laatupäällikön mukana olo ulkopuolisen asiantuntijan ja vastuullisen vetäjän lisäksi osoittautui myös todella olennaiseksi projektin lopputuloksen kannalta.